主旨：檢送各級學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料之注意事項(如附件)，請查照並轉知所屬。
說明：
一、鑒於學校使用雲端資通服務(如 Google 表單等)蒐集個人資料時，可能因設定不當而增加個資外洩及資安風險，請各校使用資通系統或雲端資通服務蒐集教職員、學生及家長個人資料者，應注意旨揭事項，以「最小化」為原則，降低風險，並請各校主管機關加強宣導並督導所轄學校。
二、另提醒教職員工在處理個人資料時，應注意以下法規：
(一)個人資料保護法第 28 條第 1 項「公務機關違反個人資料保護法規定，致個人資料遭不法蒐集、處理、利用或其他侵害當事人權利者，負損害賠償責任。」
(二)個人資料保護法第 41 條第 1 項「違反個人資料保護法有關特種資料的蒐集、處理或利用規定，足生損害於他人者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣二十萬元以下罰金。」

學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料注意事項
一、教育部為保護教職員、學生、家長之權益，特訂定學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料注意事項（以下簡稱本注意事項）。
二、各級學校為行政目的使用資通系統或服務蒐集教職員、學生、家長之個人資料者，應遵循個人資料保護法相關規定並參酌本注意事項辦理。但各直轄市、縣（市）政府另有規定者，其所轄學校從其規
定。
三、學校為行政目的使用資通系統或雲端資通服務（如 Google 表單、 Microsoft Forms 等問卷調查服務）涉及蒐集個人資料者，應注意下列事項：
（一）資料蒐集最小化：僅蒐集適當、相關且限於處理目的所必要之個人資料，處理及利用時，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。
（二）存取控制：應注意檔案存取權限設定，應採最小權限原則，僅允許使用者依目的，指派任務所需之最小授權存取。
（三）使用雲端資通服務者，應詳閱設定內容，不宜使用者共同編輯個人資料檔案清冊，並應注意避免設定允許顯示其他使用者作答內容（如 Google 表單不應勾選「顯示摘要圖表和其他作答內容」），避免使用者能瀏覽其他使用者資料，造成個人資料外洩。公佈前應確實做好相關設定檢查，並實際操作測試，確認無誤後再行發布。
（四）傳輸之機密性：網路傳輸應採用網站安全傳輸通訊協定（ HTTPS ）加密傳輸，並使用 TLS 1.2 以上版本傳輸。
（五）資料儲存安全：如涉及蒐集個人資料保護法第 6 條之個人資料或其他敏感個人資料，應以加密方式儲存。
（六）應訂定個人資料保存期限，並於期限或業務終止後將蒐集之個人資料予以刪除或銷毀，避免個人資料外洩。
四、各校或其主管機關得依本注意事項，訂定各校相關作業流程規定。